Содержание и характеристика граф
Так как не существует шаблона данного журнала, то каждая организация имеет право сама выбирать форму его заполнения, определять число и наименование столбцов в нем. Классической формой считается указание уникального номера документа, даты его прохода и краткого описания. Эти параметры уже позволяют включить корреспонденцию в систему управления документами. Наличие остальных граф зависит от специфики конкретной организации.
Можно порекомендовать следующую структуру журнала регистрации входящей и исходящей корреспонденции:
Регистрационный номер состоит из нескольких цифр и букв (указывается и на самом документе).
Дата получения: день, месяц, год вхождения или отправления документа.
Отправитель (корреспондент) – автор документа, тот, кто его отправляет. Для юридического лица обязательно указание названия организации.
Получатель (адресат) – сотрудник или подразделение, для которого предназначен документ (с отметкой о передаче).
Содержание документа – краткое описание, раскрывающее основную информацию о нем.
Исполнитель – сотрудник, делегированный для решения вопросов, обозначенных в документе.
В электронном журнале на каждый отдельный массив документов создается собственный файл. Используя функции «Найти» и «Фильтр», можно найти информацию об интересующем документе по заданным параметрам (дата, номер, содержание и т.д.). Как правило, электронный журнал не распечатывается, за исключением необходимости получения подписи исполнителя для доказательства направления ему конкретного документа.
В этом случае удобен электронный журнал.
